Recomendaciones desarrolladas por Harvard Business Review. Independiente del modo de teletrabajo en el que la…
8 recomendaciones desarrolladas por McKinsey & Company
Hecho bien, el trabajo a distancia puede aumentar la productividad y el clima; hecho mal, puede generar ineficiencia, dañar las relaciones de trabajo y desmotivar a los colaboradores. Aquí hay ocho aprendizajes de China que pueden ser aplicables en todo el mundo, dependiendo de las circunstancias.
- Diseña una estructura eficaz
Los equipos o unidades de negocio que trabajan íntegramente a distancia pueden dar lugar rápidamente a confusión y falta de claridad. Estar aislado conduce a la incertidumbre respecto a con quién hablar sobre cuestiones específicas y cómo y cuándo abordarlas, lo que lleva a obstáculos y retrasos.
Es por eso que el establecimiento de una estructura y arquitectura para la toma de decisiones y la comunicación efectiva es clave. Los equipos multifuncionales más pequeños pueden ser útiles, cada uno con una misión clara y una línea de informes, donde las instrucciones y las tareas son fáciles de implementar.
En Ping An Insurance, por ejemplo, los trabajadores suelen agruparse en equipos de proyecto de máximo 30 miembros, mientras que las unidades de negocio más grandes se dividen para ayudarles a mantenerse ágiles.
Contar con un propósito común y objetivos unificados ayuda a esto. También contribuye el ser claros sobre qué decisiones escalar y cuáles se pueden abordar a nivel de equipo.
La lección: Establecer equipos pequeños y multifuncionales con objetivos claros y un propósito común mantiene a todos en el mismo curso estratégico.
- Lidera desde lejos
La gestión de las personas es uno de los elementos más difíciles del trabajo a distancia, sobre todo porque los colaboradores responderán de manera diferente al cambio cultural y a los desafíos del entorno de trabajo en el hogar.
Los líderes necesitan dinamizar a toda la empresa, estableciendo una dirección clara y comunicándola eficazmente. Ofrecer una visión fuerte y una perspectiva realista puede tener un efecto poderoso en la motivación en toda la organización. Es esencial fomentar una cultura orientada a los resultados que empodere y haga que los equipos sean responsables de hacer las cosas, al tiempo que fomenta la comunicación abierta, honesta y productiva.
Para los jefes, el desafío es liderar, inspirar y dirigir a su equipo en su trabajo diario, mientras están a distancia. Subir los niveles de interacción también puede funcionar bien aquí.
Un director de información dijo a McKinsey&Company que envía mensajes de texto a toda la compañía con actualizaciones, porque es una forma más humana de comunicarse que a través de los canales corporativos oficiales.
La lección: Determinar cómo se comunica es tan importante como lo que se está diciendo, y debe hacerse con confianza, coherencia y consistencia.
- Inculca una cultura solidaria
A medida que las empresas pasan a la “nueva normalidad”, es importante reconocer que algunos colaboradores pueden estar enfrentando otras presiones en el hogar, incluyendo el cuidado de sus hijos cuando los colegios están cerrados, lo que conduce a sentimientos de aislamiento e inseguridad. Los jefes deben respetar y abordar estas necesidades adicionales.
La empatía es una herramienta crucial aquí, ya que ofrece una manera de conectarse, promover la inclusión y crear un sentido de comunidad en un vacío de interacción física. El aumento de las interacciones sociales dentro del equipo, particularmente a través de la comunicación uno a uno, se convierte en una protección contra los sentimientos de aislamiento y desmoralización y crea un espacio para que las personas hablen y compartan sus pensamientos. Al crear una sensación de seguridad psicológica para sus colaboradores, ser inclusivos en la toma de decisiones y ofrecer perspectiva en momentos difíciles, los líderes pueden permanecer más cerca de lo que está pasando y ayudar a sus equipos a resolver problemas de manera efectiva.
La inclusión es el último aspecto de la empatía. Generar espacios para compartir las mejores prácticas, las historias de éxito, los desafíos y un chat para conversaciones sociales son vitales para crear conexiones humanas. Dar a los colaboradores espacios para perseguir esfuerzos personales o sociales, proporcionar una clara sensación de control y asignar tareas significativas también puede estimular la motivación.
La lección: Conectarse a nivel personal e inculcar empatía dentro de la cultura es doblemente importante cuando se trabaja de forma remota.
- Encuentra una nueva rutina
El líder debe pasar tiempo con el equipo ajustando las tuercas y tornillos de cómo trabajarán juntos, cubriendo el ritmo diario, las restricciones individuales y las normas específicas con las que se compromete, además de anticipar lo que podría salir mal y cómo lo podría mitigar.
La forma en que las empresas planifican y revisan sus flujos de trabajo debe cambiar para reflejar esto. Los desafíos del nuevo modelo de trabajo y de no estar en una sola oficina juntos se pueden superar mediante la creación de una frecuencia de reuniones facilitadas digitalmente.
A medida que Alibaba abrazaba el trabajo a distancia, también se aseguraba de que sus reuniones estuvieran bien dirigidas. Se asigna una persona para realizar un seguimiento del tiempo y administrar los resultados. Los miembros del equipo pueden calificar la utilidad de una reunión usando un sistema de cinco estrellas que ofrece retroalimentación inmediata y formas positivas de avanzar.
La lección: Establecer normas de trabajo, flujos de trabajo y líneas de autoridad sólidas es fundamental, pero demasiado fácil de escatimar.
- Usa múltiples canales de comunicación
Una de las principales razones por las que el trabajo a distancia no es productivo es la mala comunicación.
La forma en que el personal interactúa debe ser completamente repensada usando un arsenal de canales y herramientas. Hacerlo bien es complicado y requiere experimentación.
Los canales de comunicación son cruciales para el trabajo remoto
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Canal |
Lo mejor para… |
Consideraciones para la comunicación |
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Llamada Persona a Persona / Chat de voz |
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Videoconferencia |
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Chat |
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| Videos o notas de voz |
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Correo electrónico |
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Elegir el canal correcto es importante. Las videoconferencias son ideales para discutir temas complicados en tiempo real y para crear un sentido de comunidad, pero requieren coordinación y enfoque en todo el equipo.
El software de colaboración basado en canales (chat) es ideal para una sincronización rápida o preguntas fáciles de responder, mientras que el correo electrónico se puede utilizar para registrar resultados y comunicarse más formalmente.
Las herramientas de administración de trabajos pendientes se pueden utilizar para mantenerse al tanto de las tareas y los procesos.
Desde el trabajo remoto de McKinsey con los clientes, sabemos lo efectivas que pueden ser las videoconferencias, si se siguen unas pocas reglas simples. En primer lugar, se necesita una agenda clara y un moderador para mantener el debate en el buen camino. Tener la cámara encendida durante toda la reunión es esencial para construir relaciones y captar señales no verbales. Para la resolución conjunta de problemas, es especialmente útil usar screenshare o pizarras virtuales para co-editar documentos.
A muchos equipos les resulta útil crear canales para la comunicación en tiempo real. Por ejemplo, en DingTalk, WeChat, Microsoft Teams o Slack, con una regla sencilla para saltar en una videoconferencia si un tema complejo requiere interacción cara a cara. Sin embargo, cambiar continuamente entre mensajes, tareas y proyectos es un asesino de la productividad y los miembros del equipo necesitan entender la rapidez con la que se espera que respondan: ¿es urgente o puede esperar? Desactivar las notificaciones y realmente centrarse en una cosa a la vez a veces puede ser la mejor manera de hacer el trabajo.
Tecnología: uso efectivo de herramientas digitales
| Lo mejor para | Ejemplo de herramientas | |
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Creación de contenido |
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Videoconferencia |
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| Compartir información |
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Comunicación basada en canales
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Administración de tareas
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Encuestas |
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La lección: Elegir el canal correcto es fundamental para hacerlo bien. Si “saca” a sus empleados de un tema a otro tema, interrumpirá su flujo de trabajo y reducirá la productividad.
- Aprovecha el poder de la tecnología
El trabajo a distancia eficaz comienza con lo básico, incluida una conexión a Internet rápida, estable y segura, así como la configuración de un entorno de oficina en casa ergonómico. Ampliar el acceso VPN (red privada virtual) y el ancho de banda es uno de los primeros pasos que muchos CIO dieron para permitir que sus colaboradores accedan a los sistemas de forma remota. El trabajo a distancia también se potencia con un conjunto de herramientas tecnológicas SaaS (Software as a Service) que permiten a los equipos co-crear, comunicar, compartir documentos y administrar procesos de manera efectiva.
Una única fuente de información accesible digitalmente, ya sea un panel de rendimiento, un trabajo pendiente de sprint o un plan de negocios, mantiene a todos alineados.
Definir nuevas formas de trabajar con herramientas digitales mediante la recopilación de las mejores prácticas de varios equipos de la empresa puede ayudar a acelerar la adopción. En McKinsey, creamos un portal interno sobre un gran trabajo remoto que reunió aprendizajes de toda la empresa, desde cómo ejecutar sesiones colaborativas de resolución de problemas hasta reuniones de decisiones efectivas con clientes mientras estaban en VC.
La lección: El uso de la tecnología puede ser vital para mantener a todos en el camino, pero es importante hacer que los conceptos básicos sean correctos.
- Toma la seguridad en serio
Las preocupaciones de seguridad añaden una capa de complejidad a la parte tecnológica del trabajo a distancia y pueden tener consecuencias graves, en particular cuando los colaboradores no son conscientes de las prácticas seguras o cambian a herramientas no autorizadas para realizar su trabajo.
Adoptar un enfoque fuerte pero práctico no es fácil. Hacerlo bien requiere proporcionar a los integrantes de los equipos las herramientas que necesitan para ser productivos mientras administran la confidencialidad y el acceso a los datos.
La lección: Facilitar a los colaboradores el cumplimiento de los requisitos de seguridad mientras invierten en fuertes salvaguardias.
- Adopta una mentalidad de «prueba y aprendizaje»
Los líderes que aprenden constantemente, identifican activamente las mejores prácticas y configuran rápidamente mecanismos para compartir ideas en toda la organización, tienden a tener más éxito a largo plazo.
Los equipos de I+D de un fabricante líder de alta tecnología crearon un objetivo de productividad para el trabajo a distancia, estimando su productividad cada semana en relación con el trabajo in situ e identificando palancas para mejorarlo. En cuatro semanas, habían progresado del 50 al 88 por ciento de su línea de base.
Es probable que los colaboradores que pasan menos tiempo viajando/trasladándose y tengan un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal sean más felices, motivados y listos para movilizarse en situaciones extremas.
La adopción del trabajo a distancia permite a las empresas definir una nueva normalidad que impulsa la productividad y la satisfacción de los colaboradores hacia el futuro.
La lección final: Estar listo para reconocer lo que no funciona y cambiarlo rápido.
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