Claves de MIT Medialab para una videoconferencia exitosa

Designa un facilitador. En una reunión en persona es fácil captar señales físicas y a menudo las conversaciones fluyen naturalmente. Eso es mucho más difícil de hacer en línea, y las personas tranquilas o introvertidas terminan participando aún menos. Recomendamos tener un facilitador que pueda vigilar la dinámica de grupo y guiar la conversación. Incluso algunos equipos, especialmente quienes han estado realizando reuniones en línea durante un tiempo, pueden ser capaces de compartir la función de facilitación sin designar a una sola persona.

Usa y promueve el cuidado del audio. La clave de una buena videollamada pasa por lo que escuchamos. Nada mejora la calidad de una reunión de video tanto como un auricular y una buena etiqueta de audio. Asegúrate de que todos los participantes usen audífonos y anímalos a silenciar su micrófono cuando no estén hablando. Si es necesario, ésta es una de las áreas donde está bien que el facilitador se ponga un poco mano dura. El audio incorrecto de uno o dos participantes puede arruinar la reunión para todos los demás. Asimismo, ojalá que todos puedan estar en un espacio tranquilo cuando se conectan.

Levanta la mano. Esto puede sonar como si volviéramos al colegio, pero es increíble lo bien que fluye la conversación si todos los participantes «levantan la mano» para indicar que quieren hablar. Algunas herramientas de videoconferencia tienen un botón dedicado para esto, si no, puedes usar la ventana de chat y escribir «Mano» o «q+». Es tarea del facilitador asegurarse de que se pida a las personas que hablen en el orden en que se agregaron a la fila.

No te estreses por la tecnología. La mayoría de las herramientas de videoconferencia funcionan bien. Si aún no tienes una preferencia, te recomendamos Google Hangouts Meet o Zoom. Hangouts Meet es la aplicación de conferencia para cuentas corporativas de Google. Zoom es una aplicación independiente. Ambos ofrecen aplicaciones móviles para teléfonos inteligentes o tablets.

Usa la opción de notas compartidas. Esta es una de las áreas en las que las reuniones en línea pueden tener una ventaja sobre las reuniones en persona. Se siente natural mantener una ventana del navegador abierta para notas compartidas. Recomendamos Google Docs o Etherpad, que te permiten ver las ediciones de todo el grupo en tiempo real. Los buenos facilitadores vigilan las notas y aportan ideas a la conversación. Una advertencia: si bien las notas compartidas son una gran adición a una reunión en línea, ten en cuenta que los participantes que están marcando (o utilizando pequeños dispositivos móviles) pueden no ser capaces de verlas.

Ten presente los pequeños pero importantes detalles. Hay una serie de cosas que pueden hacer una gran diferencia:

Utiliza una conexión a Internet por cable si es posible (no Wifi o celular).
Cierra pestañas o aplicaciones que no necesites durante la llamada; esto puede mejorar significativamente el rendimiento del video, especialmente en computadores más antiguos.
No te sientes frente a una ventana brillante con la cámara mirando hacia ti (idealmente todas las fuentes de luz se ubican detrás de la cámara).

Establece expectativas. Las reuniones en línea no son peores que en persona, e incluso pueden ser mejores de muchas maneras, pero definitivamente son diferentes. Establecer expectativas —tener una conversación con el grupo sobre la forma en que desea ejecutar las reuniones— y acordar algunas pautas claras al comienzo de la reunión puede mejorar en gran medida la experiencia para todos.