Recomendaciones de Harvard Business Review para tener reuniones virtuales

Una gran parte del éxito del trabajo a distancia depende de las reuniones virtuales. Ha surgido como el método más importante para que los equipos permanezcan conectados, solucionen problemas y discutan cualquier asunto importante que exista. Para asegurarte de que tus encuentros en línea están agregando valor y velocidad a tus proyectos, considera los siguientes 3 aspectos:

1. Pon foco en las relaciones

La calidad de las relaciones de las personas que se reúnen determina en gran parte la calidad de las conversaciones que se producirán durante la reunión. Es por eso que es importante construir relaciones entre los integrantes del equipo.

Utiliza la primera parte de la reunión para conectarte y ponerte al día con todos (check in). Conéctate a la reunión 10 minutos antes de la hora formal de inicio y anda saludando y hablando con los integrantes de tu equipo cada vez que se vayan integrando. Si estás liderando la reunión, prepárate con anticipación. Pasa tu tiempo conversando en lugar de respondiendo correos electrónicos o revisando notas. Anima a los demás unirse a la reunión antes de la hora formal para simplemente conectar.

Luego, al comienzo de cada reunión, pide a tres personas que se tomen un par de minutos para compartir lo que está ocurriendo con ellos. Estas son algunas preguntas para comenzar esta breve conversación:

• Cuéntanos en qué va cada uno de tus otros proyectos.
• ¿Qué está pasando en tu comuna/región/zona?
• ¿Cómo está tu familia?

Durante la reunión, usa los nombres de las personas cuando hagas referencia a sus comentarios anteriores. Mantén una hoja a tu lado con los nombres de quienes asisten a la reunión para te que sea fácil recordar quién está presente. A todos nos gusta ser llamados por nuestro nombre y, en reuniones virtuales, esto contribuye a crear un sentido de comunidad que compensa en parte no estar en el mismo espacio. Como práctica, también busca que los participantes de la reunión se mantengan lo más atentos y reflexivos posibles.

2. Invita a todos a prepararse, para que puedan estar presentes y productivos.

Publica una agenda. Las reuniones virtuales se pueden mejorar al tener una agenda clara que permita a las personas entender cómo se llevará a cabo la reunión. Una agenda posibilita a sus participantes pensar y prepararse para cada tema. Si los colaboradores tienen la oportunidad de hacerlo, participarán de manera más plena y poderosa.

La agenda no necesita ser elaborada. Para cada tema, asegúrate de responder estas interrogantes:

• ¿Por qué está este tema en nuestra agenda?
• ¿Cuánto tiempo se asigna para este tema?
• ¿Qué queremos lograr al final de nuestra discusión?
• ¿Qué necesitamos de los participantes?

Planifica un 20% más de tiempo del que crees que necesitas para cada tema. El proceso de obtener una amplia participación y verificación para ver si todo el mundo ha tenido la oportunidad de expresar sus puntos de vista y hacer sus preguntas lleva tiempo. No generes una presión adicional para “cumplir” con la agenda. Si lo haces, sacrificarás claridad y alineamiento si vas de un tema a otro.

Identifica a quién o quiénes deseas escuchar en cada discusión antes de la reunión.

• ¿Quién empezaría bien la conversación?
• ¿Quién se ve más afectado por el tema?
• ¿Quién tiene diferentes puntos de vista e ideas?
• ¿Qué experiencia hay que aportar en la conversación?

Parte de sentirse incluido y agregar valor en un grupo es poder expresarse, tener la oportunidad de compartir lo que estás pensando sobre el tema. Hacerlo puede ser difícil cuando estás en la misma “sala” y aún más difícil en forma virtual. Haz saber a los asistentes a la reunión virtual que buscas una amplia participación. Si es necesario, llama previamente a las personas para solicitarlo en privado.

3. Lidera tanto para lograr la agenda como para obtener una amplia participación

Revisa con el equipo cómo deseas llevar la conversación. Las reuniones virtuales requieren un enfoque de liderazgo más fuerte porque no tienes acceso a las señales no verbales en relación a si las personas tienen preguntas o les gustaría entrar en la conversación. Este tipo de reuniones también requiere más empatía y consideración de tu parte porque los colaboradores tienen esta sensación de estar menos conectadas que cuando están en la misma sala.

Busca el permiso que necesitas para poder relajarte y disfrutar de liderar la reunión. Por ejemplo, pide:

• Permiso para ser firme acerca de mantener la conversación en el camino.
• Libertad para invitar a diferentes personas cuando te parezca apropiado.
• Acuerdo de todos sobre dejar de lado cualquier otra cosa que estén haciendo mientras están presentes en la reunión.

También hazles saber que, si bien tienes un plan para la reunión, estás muy abierto a ideas para lograr que la reunión funcione para todos.

Cuando pides lo que quieres tienes la oportunidad de guiar al grupo sin hacer mal a nadie. También le da al equipo permiso para salir de sus formas normales de interactuar y participar auténticamente. Es fácil ser nosotros mismos en pequeños grupos de cuatro o cinco personas con café. En grupos más grandes y virtuales, es necesario diseñar la conversación para que sea segura y eficaz.

Considera cubrir estos puntos en tu apertura:

«Tengo la intención de liderar nuestra conversación de hoy de manera deliberada para que todos nos mantengamos focalizados y nos aseguremos de que seamos escuchados. Voy a hacer esto, para mantener la conversación enfocada y garantizar que las preguntas y puntos de vista de todos se expresan antes de terminar un tema”.

«En cada conversación, me gustaría pedir a ciertas personas que comiencen el tema. He tomado notas sobre quién creo que podría verse involucrado y lo chequearé con cada uno de ustedes. Por supuesto, si alguien quiere añadir algo y no lo he considerado, por favor levante la mano o pida la palabra. Todos estamos invitados a aportar nuestras ideas, preguntas y puntos de vista».

Luego, administra la conversación cuidadosamente:

Anda despacio. Sin poder ver a la gente mientras hablan, no sólo es más difícil de oír, sino que es más difícil procesar lo que se está diciendo. Hablar sucintamente ayudará, y un ritmo más tranquilo proporcionará oportunidades para que las personas hagan sus preguntas. Lleva un registro de quién ha hablado para recordar a quién podrías agregar a la conversación.

Considera la posibilidad de agregar un paso de proceso para comprobar la claridad de cada tema. Sin pistas visuales, no siempre se puede saber cuándo la gente no está entendiendo o de acuerdo. Si tienes personas con diferentes idiomas u orígenes culturales, clarificar y alinear decisiones puede requerir más tiempo que el habitual.

Haz un cierre de cada conversación siguiendo esta estructura base:

• Comprueba si alguien quiere aportar algo más: ¿Alguien tiene algo más que decir o preguntar que aún no se ha expresado?
• Comprueba si hay alineamiento: ¿Está todo el mundo ok con las decisiones o acuerdos de esta reunión?
• Comprueba los siguientes pasos: ¿Tenemos claro quién tomará las siguientes acciones y cuándo debieran ocurrir?
• Comprueba el valor: ¿Qué les aportó esta reunión?
• Comprueba si hay expectativas de reconocimiento: ¿Hay alguien de este u otros equipos que podríamos reconocer por sus aportes?