Recomendaciones de WeWork para gestionar con éxito a colaboradores que trabajan remotamente

1. Establece expectativas y plazos

Es muy difícil que un colaborador tenga éxito si no tiene claras sus expectativas. Esto puede ser particularmente desafiante cuando el equipo trabaja a distancia.

Considera los tiempos de respuesta, las horas de trabajo y la frecuencia de comunicación, entre otros aspectos. Tú esperarás que estas expectativas se alineen con las que estableciste para tus colaboradores en la oficina, por lo que debes asegurarte de que no haya un doble estándar de algún tipo.

2. Ten reuniones regulares 1 a 1

La realización constante de reuniones 1 a 1 permite conectarte con tus colaboradores, supervisar proyectos y desarrollar una relación más personal. A diferencia de las personas que trabajan contigo físicamente, con quienes trabajan a distancia no hay oportunidad para los encuentros improvisados, por lo que es importante que fijes estas reuniones periódicas en ambos calendarios.

3. Participa en reuniones cara a cara cada vez que sea posible

Las reuniones cara a cara ayudan a fortalecer el clima y los valores organizacionales. Por este motivo, busca gestionar reuniones en línea al menos una vez a la semana o cada quince días.

Aprovecha al máximo el tiempo que puedas estar cara a cara con quienes se desempeñan a distancia. Habla sobre el trabajo, pero también destina tiempo para construir conexiones personales.

4. Asegúrate de que los colaboradores a distancia se sientan incluidos

Uno de los desafíos más complicados a los que se enfrentan los líderes de equipos a distancia es asegurarse de que sus colaboradores se sientan incluidos en las reuniones, especialmente cuando parte del equipo lo hace remotamente.

Haz todo lo posible para que las reuniones sean amigables con quienes se encuentran a distancia. Esto significa incluir una opción de llamada para cada invitación a la reunión y el esfuerzo de planificar con anticipación. Si necesitas convocar un encuentro de última hora en la oficina, asegúrate de tomar notas detalladas y hacer un seguimiento con tus colaboradores a distancia, para transmitir la información y ver si tienen alguna pregunta.

5. Crea confianza y flexibilidad profesional

Cuando administras equipos a distancia, no tendrás tanta supervisión en su día a día, por lo que es importante generar confianza profesional. Haz un esfuerzo para realizar check-ins regulares 1 a 1, que te darán una comprensión de la carga de trabajo de tu equipo.

Ayuda a tus colaboradores a distancia a determinar el horario laboral para ellos y confía en que van a hacer su trabajo durante esas horas.

6. Impulsa formas de colaborar

Es fácil dar tareas a tus colaboradores, pero promover proyectos colaborativos es una gran manera de construir el clima del equipo y mantener a tus colaboradores a distancia inspirados. Hay maneras fáciles de hacer una lluvia de ideas con Slack y resolver problemas como un equipo distribuido con un documento Google, por ejemplo.

7. Utiliza un sistema de seguimiento de proyectos

La administración de proyectos a través del correo electrónico puede dejarte a ti y a tus colaboradores con una bandeja de entrada difícil de seguir. En su lugar, una herramienta de gestión de proyectos, como Asana, Airtable o Trello, contribuye a mantenerlos alineados en los próximos pasos, expectativas, plazos y propiedad.

La mayoría de las herramientas permiten comentar tareas, reasignarlas, establecer plazos y adjuntar documentos o contenido. Una gran cantidad de detalles pueden pasarse por alto cuando se está coordinando un proyecto a través de correo electrónico, por lo que mover tu proyecto a una herramienta de seguimiento puede eliminar un poco de confusión de tu bandeja de entrada, mientras que das a tus colaboradores remotos una manera visual de ver el estatus de las iniciativas.

8. Fija metas

Además de establecer expectativas y directrices, debes fijar metas con tus colaboradores a distancia. Es fácil para cualquier colaborador, a distancia o no, perder potencia y hacer lo mínimo si no tiene metas a largo plazo en las que trabajar.

Para mantenerlos comprometidos, productivos y sintiéndose incluidos, asegúrate de que sepan qué significa el éxito para su rol y que entiendan cómo sus objetivos tienen un impacto en los objetivos del equipo y de la compañía.

9. Comunica los objetivos generales de la empresa y el equipo

Ser abiertos y claros acerca de los objetivos de toda la empresa o en todo el equipo puede ayudarlos a entender cómo sus objetivos personales se relacionan con metas más grandes.

Para quienes trabajan a distancia, esto es particularmente importante porque les recuerda que son una parte valiosa del equipo. Como líder, es posible que hayas escuchado los objetivos de la empresa a gran escala tantas veces que podrías recitarlos al revés, pero esa información no siempre es conocida por los trabajadores a distancia.

10. Impulsa un sistema de amigos

Si parte de tu equipo es remoto, pero otros están en la oficina, empareja a tus colaboradores a distancia con aquellos que lo hacen en la oficina para garantizar que quienes están trabajando de manera remota se sientan apoyados y conectados a la empresa, y que no se deslice información a través de las posibles “grietas”.

Por supuesto, este colaborador en la oficina no debe reemplazarte como líder de las personas a distancia, y tú necesitas ser consciente del trabajo adicional que asumen quienes trabajan presencialmente. Pero en general, esta estrategia crea equipos más productivos al prevenir brechas en la comunicación.

11. Crea momentos sociales

Sostener conversaciones informales sobre temas no relacionados con el trabajo crea intimidad y construye relaciones entre todos los integrantes del equipo. Por supuesto, con los trabajadores a distancia, no se dan estos momentos.

Haz un esfuerzo por encontrar maneras de fomentar una charla que no sea laboral. Por ejemplo, pide a todos que hagan check-in antes de cada reunión para decir cómo se sienten o para compartir algo sobre su fin de semana. O, como Rengarajan recomienda, «puedes llegar a un colega de larga distancia y decir: ‘Vamos a tener un chat en video durante el almuerzo juntos”.

12. Reconoce

Los colaboradores a distancia a menudo pueden sentir que su trabajo no es visto, reconocido o elogiado, así que asegúrate de reconocer y agradecer una buena labor. Hazlo saber a todo el equipo por correo electrónico o en una reunión para mostrarles que el desempeño de quienes están a distancia es significativo e impacta en los objetivos del equipo o la empresa. Los comentarios positivos los animarán a mantener una buena performance.

13. Asegúrate de apoyar a tus colaboradores

Es cierto que no todas las personas “están hechas” para el trabajo a distancia. Los colaboradores remotos necesitan más independencia, tomar la iniciativa por su cuenta y tener un entorno que les permita ser productivos.

Cuando debas iniciar un trabajo a distancia conversa con la persona que trabajará remotamente, asegúrate de hacerle preguntas que muestren que puede trabajar de forma independiente.

Pregúntales dónde trabajarán: ¿tienen un lugar tranquilo donde pueden tomar llamadas telefónicas? ¿Acceso a WiFi consistente? Tú no podrás sentarse al lado del trabajador a distancia para capacitarlo y enseñarle las habilidades que necesitará para desempeñar su trabajo, así que asegúrate de que tengan confianza en las habilidades necesarias para tener éxito en tu equipo.